E-Mail-Archivierung

mit MailStore Server – effizient, wirtschaftlich, rechtssicher

 

  • Mit Hilfe von MailStore Server werden Ihre E-Mails in einem zentralen und sicheren Archiv aufbewahrt. Damit können Sie die Sicherheit und Verfügbarkeit aller Informationen über viele Jahre sicherstellen.
  • Inzwischen werden bis zu 75 % der geschäftskritischen Informationen in Form von E-Mails gespeichert. Durch den schnellen und komfortablen Zugriff auf archivierte E-Mails kann somit die Mitarbeiterproduktivität gesteigert werden.
  • Nach geltendem Recht müssen E-Mails, wie z.B. Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege oder Verträge, vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat MailServer Store erfolgreich geprüft und zertifiziert und bietet somit eine rechtssichere E-Mail-Archivierung.
  • Ihre E-Mails werden nach der Archivierung durch den MailStore Server regelbasiert aus den Postfächern gelöscht. Dadurch werden die genutzen E-Mail-Server wie Microsoft Exchange entlastet, die in der Regel das stark zunehmende E-Mail-Volumen nicht mehr zuverlässig und wirtschaftlich sinnvoll bewältigen können.
  • Das wichtige E-Mails durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen oder durch eine unvollständige Datensicherung verloren gehen, gehört mit MailStore der Vergangenheit an.
  • Die einfache Rücksicherung von E-Mails und eine durchgehende Verfügbarkeit im Schadensfall erspart Ihnen viel Zeit und Kosten, die normalerweise bei einer Wiederherstellung einer E-Mail Datensicherung des E-Mail-Servers entstehen.
  • bestehende Postfächer, öffentliche Ordner, automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
  • nach der Archivierung können E-Mails auf Wunsch regelbasiert aus den Postfächern gelöscht werden
  • bei der Archivierung werden vom Anwender angelegte Ordnerstrukturen übernommen
  • an der Konfiguration des E-Mail-Servers werden keine Änderungen vorgenommen
  • ein administrativer Zugriff auf den E-Mail-Server ist nicht erforderlich
  • Archivierung von Microsoft Exchanger Server, beliebiger E-Mail-Server, dezentral gespeicherten E-Mails und E-Mail-Dateien
  • Mit der schnellen Volltextsuche, die auch das Durchsuchen von Dateianhängen, wie Microsoft Word- oder Adobe PDF-Dateien, ermöglicht, finden Sie innerhalb von Sekundenbruchteilen die gesuchte Information aus Ihren archivierten E-Mails. Diese komplexe Suchabfragen können gespeichert und später wiederverwendet werden.
  • Einzelne Anwender können je nach Rechtevergabe auch auf die Archivbereiche anderer Anwender zugreifen.
  • Per Mausklick sind einzelne E-Mails oder ganze Postfächer aus dem Archiv heraus wiederherstellbar.
  • MailStore Server bietet zahlreiche Funktionen zum Export von E-Mails aus dem Archiv heraus an. Dadurch bleiben Sie auch über viele Jahre hinweg von spezifischen Formaten und Technologien unabhängig und ermöglicht Ihnen eine vielseitige Nutzung der archivierten Daten.

 
Die gesetzlichen Vorschriften bzgl. E-Mail-Archivierung

Frage: “Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht existiert schon viele Jahre und bisher haben sich für uns noch keine Konsequenzen daraus ergeben. Weshalb?”

Zum einen ist die Prüfungshäufigkeit ausschlaggebend. Wer in den letzten Jahren geprüft wurde, hatte sicher einen Prüfer, der mit diesem Thema noch nicht vertraut war. Bei aktuellen Prüfungen wird die Wahrscheinlichkeit, dass ein Prüfer direkt nachfragt immer höher. Konsequenzen bestimmt der Prüfer vor Ort. Die Höhe bzw. Art ist im Gesetz festgeschrieben! — Zeitbombe?

Sollten Sie keine geschäfts- oder bilanzrelevanten E-Mails versenden, sind Sie von der Aufbewahrungspflicht generell befreit.

 

Frage: “Alle unternehmensrelevanten Informationen liegen in Papierform vor, ist da ein E-Mail-Archivierungssystem überhaupt notwendig?”

Nein, wenn die komplette Kommunikation ausschließlich per Brief bzw. Fax erfolgt benötigen Sie keine E-Mail-Archivierung.

Bitte aber den häufigen Irrglauben beachten: Informationen, Geschäftsbriefe, Rechnungen usw., die originär in Form einer E-Mail eingegangen sind, können, um der GDPdU zu genügen, nicht einfach nur ausgedruckt und abgelegt werden, sondern müssen in ihrer originären Form aufbewahrt werden!

ELEKTRONISCHE EINGANGSPOST – MUSS ELEKTRONISCH ARCHIVIERT WERDEN!

Siehe Schreiben des Bundesfinanzministeriums:

Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung sowie Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

 

Frage: “Warum reicht die Outlookablage (PST, Backup) nicht?”

Weil alle E-Mails in Outlook manipulierbar (änderbar) sind oder sogar vor dem Finanzsamt durch Löschung “verborgen” werden könnten!

 

Frage: “Welche Konsequenzen hat es, wenn man sich nicht daran hält?”

Konsequenzen: zitiert aus: http://www.it-administrator.de/job-weiterbildung/recht/86592.html

“Eine mangelhafte E-Mail-Archivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung gewertet werden und wegen der Maßgeblichkeit zugleich eine Verletzung der steuerrechtlichen Buchführungspflicht gleichkommen. Da Mängel der Buchführung wiederum die steuerrechtliche Beweiskraft der Bücher beeinträchtigt, wäre die Finanzverwaltung in diesem Fall berechtigt, den steuerlichen Gewinn nach § 162 Abs. 2 AO zu schätzen. Zudem könnte die Finanzverwaltung die Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld erwirken (§ 238 Abs. 1 AO).

Straftat:

Abgesehen von steuerrechtlichen Sanktionen kann die Verletzung der E-Mail-Archivierungspflicht auch strafbar sein. Ein Beispiel hierfür ist die unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails, um vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand eines Unternehmens zu erschweren mit dem Ziel, Vermögensbestandteile, die im Falle der Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehören, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. §§ 283 ff. StGB). Darüber hinaus regelt § 283b StGB, dass eine Verletzung der Buchführungspflicht mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft werden kann.

Ordnungswidrigkeit:

Des Weiteren kann eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchführungspflicht eine Ordnungswidrigkeit darstellen. Hier käme etwa eine Steuergefährdung gemäß § 379 AO in Betracht, soweit nicht leichtfertige Steuerverkürzung gemäß § 378 AO vorliegt.

Schadensersatz:

Es drohen auch zivilrechtliche Sanktionen. So kann die Verletzung der Buchführungspflicht den Vorstand oder Geschäftsführer der jeweiligen Gesellschaft nach § 93 Abs. 2 AktG beziehungsweise § 43 Abs. 2 GmbHG schadensersatzpflichtig machen. Zudem kann die mangelhafte Archivierung von E-Mails eines Unternehmens Schadensersatzansprüche von Vertragspartnern begründen, etwa für den Fall, dass vertrauliche fremde Informationen abhandengekommen sind. Als Haftungsgrundlage kommen hierbei die schuldrechtlichen Schadensersatzansprüche aus §§ 280 ff. BGB in Betracht. Gerade in diesem Zusammenhang ist auch § 241 Abs. 2 BGB zu beachten, wonach die Pflicht besteht, auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Vertragspartners Rücksicht zu nehmen. Hierzu gehören insbesondere die Beachtung von Schutz-, Aufklärungs- und Beratungspflichten.”

 

Frage: “Wie und von wem wird überprüft, ob ein Unternehmen richtig archiviert?”

Vom Steuerprüfer im Rahmen der turnusmäßigen Unternehmensprüfung.