Digitaler Aktenschrank

Dokumente müssen nicht aus Papier sein

Um im härter werdenden Wettbewerb bestehen zu können, wird die effiziente Verwaltung von Informationen immer wichtiger. Ein Dokumentenmanagement-System kann hierzu einen wertvollen Beitrag leisten.

Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 60% ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Verwaltung und Handhabung von Papierdokumenten verbringen. Mit der elektronischen Akte können Sie diesem Umstand nun Abhilfe schaffen.

Im Handumdrehen finden Sie Dokumente, weisen Aufgaben zu, richten Wiedervorlagen auf ganze Akten ein und – ganz wichtig – Ihre geschäfts- und bilanzrelevanten E-Mails werden, wie vom Gesetzgeber vorgeschrieben, elektronisch archiviert.

 

Die Vorteile im Überblick:

  • Beschleunigte Dokumentsuchen
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Verbesserte Nachvollziehbarkeit
  • Senkung der Verwaltungskosten
  • Reduktion von Papierarchiven
  • Zugriffsschutz und Sicherheit
  • Zentrale Datensicherung

Das heißt für Sie:

  • Akten, Karteikästen und Papierberge verschwinden
  • Wissen wird im Zusammenhang gespeichert und einer berechtigten Personengruppe zugänglich gemacht (z.B. Akte mit Formularen, Belegen, Schriftverkehr, E-Mails)
  • Daten befinden sich im Zugriff von “allen” und nicht nur im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters
  • das Hinzufügen von Suchkriterien und Schlagworten schaffen bessere Möglichkeiten einmal archiviertes schnell und einfach wiederzufinden
  • Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen deutlich weniger Zeit zum Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen der Dokumente